Minimal Office – oder: Mit dem Büro durch Brasilien

Notiz: Dies ist ein Gastbeitrag von Thomas Jakel. Thomas schreibt auf mobilerlifestyle.de über Möglichkeiten des mobilen Lebens, Reisen und Selbstverwirklichung.

Die erste Märzwoche 2010. Ich, das erste Mal mein eigener Chef. Was für ein wunderbares Gefühl!

Ich sitze motiviert an meinem Schreibtisch. Nun ja – fast.
Mit etwas Glück finde ich zwischen PC, Drucker, Faxgerät, Telefon, Monitor und unzähligen Ordnern noch Platz zum Arbeiten. Den Stapel Bücher – die ich zwar gekauft, aber bis heute nicht gelesen habe (und ich bezweifel, dass ich es jemals tun werde!) – kann ich gerade noch ausblenden. Aber spätestens bei der durch meinen Mülleimer und das Druckerpapier auf knapp 10cm begrenzte Beinfreiheit hört der Spaß auf!

Seitdem hat sich mein Office radikal verändert.
Wenn ich es brauche, stecke ich es in eine Umhängetasche und nehme es mit. Mein weißer EEE PC hat erstaunliche Akkulaufzeiten und passt in jede Umhängetasche. Von einem Büro, das voller Kram war, bin ich derzeit bei einem fast papierlosen Büro, das ich an jeden Ort der Welt mitnehmen kann.

Wie ich das gemacht habe & so ein halbes Jahr lang Urlaub in Brasilien machen konnte, ohne das es jemand gemerkt hat?

Ich erschuf mir eine virtuelle Infrastruktur und machte mich (fast) völlig unabhängig von lokaler Hardware!

Wie auch du das schaffen kannst? Hier ein paar kleine, leicht umzusetzende Schritte vom Monster-Office zum Taschenbüro:

1. Ich besorge mir bei Sipgate eine Rufnummer mit Ortsvorwahl.
   Außerdem nehme ich noch eine Durchwahl für Fax Empfang und Versand dazu. Das ganze kostet ungefähr vier Euro im Monat. Telefon und Fax Hardware sind  somit eliminiert. Die VoiP Telefonnummer kann ich auf mein brasilianisches Mobiltelefon umleiten lassen, so dass ich unter meiner Berliner Festnetznummer zu erreichen bin – während ich in Brasilien am Strand Cocktails schlürfe.
2. Ich ersetze den Scanner durch meine Kamera. Die Qualität recht absolut aus um meine Akten zu digitalisieren und es geht nebenbei noch schneller als mit dem Scanner.
   Ich digitalisiere alle Unterlagen, die ich unterwegs gebrauchen könnte und lege sie in entsprechenden Ordnern ab. Die Ordner mit den Papierunterlagen landen im Schrank. Von nun an werde ich einmal monatlich sämtliche eingehenden Bescheide und Unterlagen abfotografieren und abheften. Anstatt dicker Ordner im Schrank, benötige ich nur noch einen Ordner auf meinem Desktop – wundervoll!
3. Ich hole mir einen Dropbox-Account.
   (Wenn Du noch keinen hast, hol Dir einen! Du kannst ihn garantiert gebrauchen!)
   Dropbox synchronisiert Dateien automatisch zwischen verschiedenen Geräten, auf denen du Dropbox installiert hast. Du hast außerdem die Möglichkeit, Ordner mit Freunden zu teilen und von überall auf der Welt via Internet auf deine Daten zuzugreifen.
   Also lade ich sämtliche private Dateien, einschließlich der gescannten Dokumente, in meinen Dropbox-Ordner. Zugang zu den wichtigsten Dokumenten von überall auf der Welt. So stelle ich mir das vor!
4. Mein Kalender muss gehen. Sämtliche Geburtstage und  Termine wandern in meinen Google Kalender – den alten werfe ich weg. Aus materiellem wird digitaler Besitz. Aus Besitz wird Ordnung.
5. Ein Ebook-Reader ersetzt einen Großteil meiner Bücher auf Reisen. Kiloweise Papier mit sich herumzuschleppen ist heutzutage einfach nicht mehr notwendig, wenn man mit möglichst wenig Gepäck reisen möchte und einem Erlebnisse wichtiger sind als Besitz.

Allein diese kleinen aber entscheidenden Veränderungen haben mein (Business-)Leben radikal geändert.
Ich war wochenlang im Amazonasgebiet unterwegs und obwohl ich die gesamte Zeit als Geschäftsführer eines Berliner Start-Up’s tätig war, haben weder meine Mitarbeiter noch Kunden dies bemerkt.

Die oben beschriebenen Anpassungen mögen auf den ersten Blick vielleicht nicht sehr bedeutend erscheinen. Dennoch kenne ich viele Leute, die wie ich zuvor, so sehr auf die Hardware in ihrer Arbeitsumgebung angewiesen sind, dass sie sich nicht vorstellen können, tatsächlich  mobil zu arbeiten.

Aber nicht nur das:
Letztendlich hat mich meine ursprüngliche Arbeitsumgebung nicht nur davon abgehalten mobil zu arbeiten, sondern auch effektiv und produktiv zu sein. Ich konnte mich an meinem Schreibtisch weder konzentrieren – noch entspannen.

Die minimalisierte Arbeitsumgebung erlaubt mir dort zu arbeiten, wo ich mich wohl fühle – ob in meiner Wohnung in Berlin oder an einem Strand in Brasilien.

Egal ob man, wie ich, mobil arbeiten möchte oder einfach nur motivierter, effektiver und produktiver sein möchte:
Ein “minimalisiertes” Büro ist ein wahrer Befreiungsschlag, eine große Hilfe – und Weniger auf jeden Fall Mehr!